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韩山师范学院仪器设备采购管理办法

时间:[2006-12-04]  来源:

(2006年第5次院长办公会议通过)

第一章 总 则

第一条 为加强对仪器设备的采购管理,进一步规范采购行为,提高资金的使用效益,保障采购质量,促进教学科研工作的开展,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》和《关于进一步加强教育部门政府采购监督工作的意见》(粤教装备[2005]1号)等的规定,结合我院实际,制定本办法。

第二条 凡使用学院管理的资金采购仪器设备,除下列第三条规定情况外,均适用于本办法。

第三条 学院可根据不同专项资金的特殊要求,另行制定相应的专项资金仪器设备购置管理办法。

第四条 设备处是学院仪器设备采购的执行部门,负责仪器设备采购活动的组织,并依据法律、法规和学院的有关规定实施采购。

第二章 采购计划

第五条 采购计划的申报。各单位根据学院和本单位的发展规划、专业设置、科研和行政办公等方面的需要,制订本单位仪器设备采购年度计划,以立项的形式填写《韩山师范学院实验室建设项目申请书》,按要求在每年11月底前向设备处申报,如属新建实验室,要同时填写《韩山师范学院新建实验室申请表》。

在项目申请书中,必须根据教学、科研和工作需要对所需设备的功能、规格、型号、技术指标等作好充分调研、论证,做到既有集体讨论,又有专人负责,确保在可能的价位内所申请购置的设备符合教学、科研等工作的最佳需要。要注意提高仪器设备的使用效率,避免重复购置、重复建设,杜绝因计划失误而导致资源浪费。否则,项目申请人应承担主要责任,项目申请单位领导要承担相应责任。要认真做好项目效益的预测,不得随意夸大。项目效益预测将作为评价实验室管理、实验室效益的主要依据之一。

第六条 优先建设急需项目。各单位要根据实际需要的情况,安排出建设项目的顺序,并以书面形式报送设备处。学院将根据经费情况进行统筹安排,优先建设急需项目。

第七条 采购计划的审批。采购计划在报送设备处前,应由报送单位先进行审核,并由单位负责人签署意见。采购资金是专项资金的,应先由专项资金管理部门先行审核,出具审核意见。设备处将全部计划提交学院实验室工作委员会讨论,得出审核意见报送院长签发后执行。

第八条 采购计划的执行。采购计划经院长同意签发后,设备处应及时通知各单位审核的结果。计划一经确定,不得随意更改。确需调整的,应提出申请,经学院主管领导或院长同意后,方可执行。设备处应将计划中的采购项目按学院有关规定进行立项,并依据法律、法规和学院的有关规定实施采购。

第九条 计划外采购。在资金落实的前提下,以下情况允许计划外采购。

1、因教学、科研等工作的临时需要,必须采购少量仪器设备的。

2、因在年度计划已经制订完成后才获得经费,又必须在本年度采购仪器设备的。

3、因无法预见的突发事件发生,必须采购急需仪器设备的。

第十条 计划外采购的审批。要求计划外采购的单位,要自行做好采购项目的送审工作。按经费来源不同,先由经费管理部门同意并出具意见。项目预算金额达到《韩山师范学院购置、建设项目立项申报办法》中规定的立项金额的,应填写《韩山师范学院购置、建设项目立项申报表》,按规定进行立项审批。采购项目经过审批后,由设备处采购。未达到立项金额的,由经费管理部门同意并出具意见后,申请采购的单位可自行按采购政策采购,或由设备处采购。

第三章 经费管理

第十一条 所有的采购经费,都必须按财务制度的要求进行管理。

第十二条 使用设备处管理的经费立项采购的,项目完成后节余经费由设备处统一收回,重新按相关规定使用。由其他部门管理的经费,项目完成后节余的经费按各部门的规定执行。

第四章 采 购

第十三条 采购内容。项目通过立项确定,不得随意更改采购内容或将资金移作它用。要求采购的货物,不得违反规定指定品牌或通过设置过多的必须同时满足的技术指标变相指定品牌。在监督部门或设备处认为有必要时,可组成专家组对用户所报的采购清单进行审查。

第十四条 政府采购。根据政府有关采购的政策法规,项目预算金额达到政府采购限额的项目,一定要通过政府采购的办法完成项目的采购工作。具体的限额标准,按政府采购的相关法规执行。

第十五条 学院采购。作为政府采购的补充,设备处可向学院招投标领导小组办公室申请,由学院招投标领导小组办公室进行审核并组织采购。

第十六条 零星采购。采购金额一万元以下,非政府要求集中采购的物品,可由设备处自行组织采购;或由使用单位提出书面申请,经设备处同意后,由使用单位自行组织采购。确因特殊情况需要零星采购的物品,采购人应先将采购计划报学院招投标领导小组办公室批准后,方可采购。

第十七条 大型精密、贵重仪器设备采购。大型精密、贵重仪器设备的采购,要结合《韩山师范学院大型精密、贵重仪器设备管理办法》中相关要求进行。

第十八条 实验室中档教学仪器设备采购。不属大型精密、贵重仪器设备范围,但单件(套)金额在十万元(不含十万元)以下,三万元(含三万元)以上的仪器设备定为中档仪器设备,采购该类设备时应填写《实验室中档教学仪器设备购置申报表》。

第五章 合 同

第十九条 申请签订合同。由设备处主持采购的项目,设备处根据通过规定程序确定的采购结果,填写《韩山师范学院对外签订合同呈批表》呈报相关部门审批。其他部门主持采购的项目由该部门填写并呈批。

第二十条 签订合同。由设备处主持采购的项目,设备处与通过规定程序确定的供应商联系,并根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》和《广东省政府采购合同监督管理暂行办法》,以及采购文件的要求和成交供应商的投标、报价文件及其他承诺等的内容制作合同,不得随意变更。如确有必要更改,在不违反国家政策法令和相关规定的情况下,参照下面第二十一条合同的变更中规定的审批办法审批。合同要交由用户单位项目负责人(或指定代表人)审阅,项目负责人(或指定代表人)应认真审阅所有合同条款,必要时会同项目专家或专家组共同审阅,如有异议应及时提出。同意合同全部条款后签署确认,最后由学院法人授权设备处负责人代表学院法人与供应商签订合同。由其他部门主持采购的项目,由该部门负责合同签订工作。

第二十一条 合同的变更。在执行过程中,因各种原因确需变更合同内容的,要由申请变更的当事人提出书面申请。如果原合同书有规定变更合同内容方法的,在不违反国家政策法令和相关规定的条件下,按合同规定的方法办理。如果变更的内容合同未有规定的,在不违背相关政策规定的条件下,按以下方法处理:

1、变更的内容在一万元(不含一万元)以内的,由设备处审批确定。

2、变更的内容在一万元(含一万元)以上,五万元以内(不含五万元)由审计处、监察处联合审核,报学院主管领导审批。

3、变更的内容在五万元(含五万元)以上,由审计处、监察处联合审核,在审计处或监察处认为有必要时,召开由相关人员组成的审核会议进行审核,报院长审批。合同内容变更经审批同意后,应由签订合同双方根据同意变更的内容签订合同补充协议。

合同变更后,要按有关规定将变更的内容以书面形式报政府采购监督管理部门备案。

第六章 执行合同

第二十二条 准备工作。设备处应在合同规定供货的时间内与供货商确认好具体送货时间,并通知使用单位做好准备。使用单位在审阅确认合同后,就应认真做好接收仪器设备的准备工作,项目负责人为准备工作的责任人,准备工作通常应包括:

1、指定合适的接收人员。如有需要,实验室主任要负责组织对接收人员事先进行业务培训。

2、落实设备安装场地及配套设施。需其他部门配合解决相关问题的,应主动与有关部门联系并落实解决。需设备处做协调工作的,要提前告知设备处。

3、安排设备安装调试的时间。设备的安装调试原则上不能影响正常教学秩序,要根据需要,对教学安排或安装调试时间作出适当调整。

4、落实接收设备所要准备的其他条件。

第二十三条 货物接收。使用单位项目负责人负责仪器设备的接收工作,负责安排和组织接收人员进行接收并通知设备处,设备处要派员会同使用单位共同做好接收工作。接收时,要对货物的外观、品名、规格型号、生产厂家、产地、数量、配件和技术资料等逐一进行核实登记,填写接收登记表一式三份,使用单位、设备处和供货商各保存一份。如发现存在问题,应及时报告。如果接收登记表不能全面反映存在问题,则应同时撰写接收备忘录一式三份,由接收人员和供货商代表签字确认,使用单位、设备处和供货商各保存一份。

第二十四条 技术验收。使用单位项目负责人负责仪器设备技术验收的组织工作,负责组织相关的教师和(或)管理人员,在供货方派出的技术人员安装调试设备时在场管理、监督,学习熟悉新设备的使用。对设备的技术性能、技术指标进行验收,填写技术验收表,由供货商代表、教师和管理人员签字确认,使用单位、设备处和供货商各保存一份。如发现存在问题,应及时报告。如果技术验收表不能全面反映存在问题,则应同时撰写技术验收备忘录一式三份,由技术人员和供货商代表签字确认,使用单位、设备处和供货商各保存一份。

第二十五条 大型精密、贵重仪器设备的技术验收,参照《韩山师范学院大型精密、贵重仪器设备管理办法》中相关要求进行。

第二十六条 工程项目。如果合同是关于工程的或涉及工程,使用单位应与施工单位联系,做好具体的施工安排,并把施工计划报送设备处。施工安排原则上不能影响学院各项工作的正常进行。如果工程涉及多个单位,由主要使用单位负责做好协调工作。

第二十七条 施工监管。工程施工的监管分两种情况:

1、有聘请该工程的专门监管方,由监管方负责监管,使用单位和设备处协助监管。

2、没有专门聘请的监管方,使用单位负责监管,设备处协助监管。

负责监管单位要在工程的施工前根据工程的具体情况制订出监管方案,经使用单位和施工方共同确认后,工程造价十万元以下(不含十万元),报设备处审批;工程造价十万元以上(含十万元),五十万元以下(不含五十万元),报设备处审核并报审计处、监察处审批;工程造价五十万元以上(含五十万元)报设备处、审计处、监察处共同审核并报学院领导审批。在设备处,或审计处,或监察处认为有必要时,可组织专家组对监管方案进行评审。

工程施工结束,监管单位要出具工程监管报告。

第七章 验 收

第二十八条 验收工作由设备处负责组织实施,学院招投标办公室协助组织。

第二十九条 验收小组原则上应由项目负责人和相关领域的技术专家组成。直接参与该项采购活动的主要责任人,不得作为验收工作的主要负责人。

第三十条 大型或者复杂的采购项目的验收,参照《韩山师范学院大型精密、贵重仪器设备管理办法》中相关要求进行。在监督部门、使用单位或设备处认为有必要时,应当邀请校外专家参加验收或邀请国家认可的质量检测机构负责验收。

第三十一条 验收小组应审查相关的货物接收表、技术验收表和工程监管报告。严格按照合同要求和相关质量标准进行验收。

第三十二条 验收结束后,验收小组成员在验收报告上签署验收意见。

第八章 监 督

第三十三条 采购工作要自觉接受审计、监察、财务等部门的监督。

第三十四条 有关人员要做到遵纪守法,严格执行规定程序和制度,主动接受有关部门的监督检查。

第三十五条 任何单位和个人对采购活动中的违法行为,有权向学院或国家监督检查部门检举。

第九章 附 则

第三十六条 本办法由设备处负责解释。

第三十七条 本办法自公布之日起实施。

第十章 附 录

附录1:韩山师范学院购置、建设项目立项申报表

附录2:韩山师范学院实验室建设项目申请书

附录3:韩山师范学院新建实验室申请表

附录4:广东省高等学校大型精密贵重仪器设备购置可行性报告书

附录5:韩山师范学院实验室中档仪器设备购置申报表

附录6:韩山师范学院对外签订合同(协议)呈批表

附录7:韩山师范学院采购仪器设备使用单位验收意见表

附录8:韩山师范学院验收报告

附录9:采购流程

二○○六年四月五日

(韩政字[2006]31号)

上一条:中共韩山师范学院委员会关于贯彻《建立健全教育、制度、监督并重的惩治和预防腐败体系实施纲要》的实施办法

下一条:广东省教育厅高等学校校务公开暂行规定

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